Aviso de Privacidad

Novartis Chile S.A., con domicilio en Rosario Norte 615, Piso 9, Santiago, Chile (“Novartis” o “nosotros”) es responsable del tratamiento de sus datos personales, ya que decide por qué y cómo se tratan, por lo que actúa en calidad de «Responsable del Tratamiento».

Le invitamos a leer detenidamente esta Declaración de Privacidad, que define en qué contexto estamos tratando sus datos personales, y explica sus derechos y nuestras obligaciones durante el proceso.

Si tiene alguna otra duda relativa al tratamiento de sus datos personales, le invitamos a ponerse en contacto con el Data Protection Officer dirigiendo un correo electrónico a [email protected].

1.1. ¿Qué información tenemos sobre usted?

Esta información puede ser proporcionada directamente por usted o por la entidad legal para la que trabaja.

Podemos recopilar distintos tipos de datos personales sobre usted, incluyendo:

(i) información general e identificativa sobre usted (p. ej. nombre, apellidos, sexo, fecha y lugar de nacimiento, nacionalidad, número de pasaporte o DNI, dirección de correo electrónico y postal, número de teléfono fijo y móvil y matrícula del coche);

(ii) su función (p. ej. cargo, puesto y nombre de la empresa en la que trabaja);

(iii) para personas físicas que actúen como proveedores o proveedores de servicios, información financiera (p. ej. datos bancarios);

(iv) sus datos identificativos electrónicos cuando sea necesario a efectos de la entrega de productos o servicios a nuestra empresa (p. ej. nombre de usuario, derecho de acceso, contraseñas, número de acreditación, dirección IP, identificadores en línea/cookies, registros, tiempos de conexión y acceso, grabación de imágenes o sonido como imágenes en acreditaciones, CCTV o grabaciones de voz); y

(v) registros de sus interacciones con nosotros (p.ej. fecha en la que lo visitaron nuestros representantes o en que se comunicaron con Ud., temas que conversaron, temas sobre los que ud. demostró interés, su evaluación respecto de la visita o comunicación, nuestros productos y Novartis en general, etc.)

Si tiene la intención de proporcionarnos datos personales de otras personas (como sus colegas o empleados), debe previamente obtener su consentimiento expreso a tal efecto y proporcionarles una copia de este Aviso de Privacidad.

1.2. ¿Con qué fines utilizamos sus datos personales y por qué está justificado?

1.2.1.Fundamento legal del tratamiento

No trataremos sus datos personales si no tenemos una justificación apropiada contemplada en la legislación a tales efectos. Por lo tanto, solo trataremos sus datos personales si:

- hemos obtenido su consentimiento previamente;

- el tratamiento es necesario para cumplir con las obligaciones contractuales que hemos adquirido con usted o para adoptar medidas precontractuales si así lo solicita; o

- el tratamiento es necesario para cumplir con nuestras obligaciones legales o reglamentarias.

1.2.2.Objetivos del tratamiento

Siempre tratamos sus datos personales con un objetivo específico y solo tratamos datos personales que sean pertinentes para cumplir ese objetivo.

La finalidad del tratamiento será brindarle información científica y educativa, información general de Novartis, acercarle material promocional y material para colaborar con la atención de sus pacientes, así como invitarle a participar de eventos presenciales online o virtuales. También será utilizada para garantizar un enfoque más eficiente y unificado para gestionar la comunicación e interacción entre Novartis y Ud.

Asimismo, si reporta un Evento Adverso, sus datos podrán tratarse para verificar la información recibida, así como para responder consultas o averiguaciones médicas.

1.3. ¿Quién tiene acceso a sus datos personales y a quién se transfieren?

Nos comprometemos a no vender, difundir ni transmitir de ningún otro modo sus datos personales a terceros, excepto en los casos indicados en la presente Declaración de Privacidad.

Durante el transcurso de nuestras actividades y para los mismos propósitos que los descritos en esta Declaración de Privacidad, sus datos personales pueden ser consultados por las siguientes categorías de destinatarios o transmitidos a ellas, en caso de que tengan que conocerlos, para cumplir estos objetivos:

• nuestro personal (incluyendo personal, departamentos u otras empresas del grupo Novartis);

• nuestros agentes o intermediarios independientes (si los hubiere);

• nuestros proveedores y proveedores de servicios que nos proporcionan servicios y productos;

• nuestros proveedores de sistemas informáticos, proveedores de servicios en la nube, proveedores de bases de datos y consultores;

• cualquier tercero al que cedamos o novemos cualquiera de nuestros derechos y obligaciones; y

• nuestros asesores y abogados externos en el contexto de la venta o transferencia de cualquier parte de nuestro negocio o sus activos.

Los terceros anteriormente indicados están obligados por contrato a proteger la confidencialidad y la seguridad de sus datos personales, en cumplimiento de la legislación aplicable.

Sus datos personales también pueden ser consultados por organismos reguladores, policiales, públicos o tribunales nacionales e internacionales, o transferidos a ellos, bien cuando tengamos la obligación de hacerlo en cumplimiento de la legislación o normativa aplicable o cuando lo soliciten.

Los datos personales que recopilemos de usted también pueden ser objeto de tratamiento, acceso o almacenamiento en un país distinto de aquel en que se encuentra la empresa del Grupo Novartis que los haya recopilado, que quizá no ofrezca el mismo nivel de protección de los datos personales.

Si transferimos sus datos personales a empresas externas en otras jurisdicciones, garantizaremos la protección de sus datos personales (i) aplicando el nivel de protección requerido conforme a la legislación local en materia de protección de datos/privacidad aplicable a la empresa del Grupo Novartis que los haya recopilado, y (ii) actuando de conformidad con nuestras normas y políticas. Puede solicitar información adicional en relación con transferencias internacionales de datos personales y obtener una copia de las medidas de protección pertinentes implementadas ejerciendo sus derechos como se detalla a continuación en el apartado de cuáles son sus derechos y cómo puede ejercerlos.

Para transferencias de datos personales a las empresas de nuestro grupo, el Grupo Novartis ha adoptado Normas Corporativas Vinculantes, un sistema de principios, normas y herramientas proporcionados por la legislación europea, al objeto de garantizar niveles eficaces de protección de datos en relación con transferencias de datos personales fuera del EEE y Suiza.

1.4. ¿Cómo protegemos sus datos personales?

Hemos implementado medidas técnicas y organizativas apropiadas para proporcionar un nivel de seguridad y confidencialidad a sus datos personales.

Estas medidas tienen en cuenta:

(i) los avances más recientes de la tecnología;

(ii) los costes de su implementación;

(iii) la naturaleza de los datos; y

(iv) el riesgo del tratamiento.

Su propósito consiste en protegerlos frente a la destrucción o alteración accidental o indebida, la pérdida accidental, la divulgación o acceso no autorizados y cualquier otra forma indebida de tratamiento.

Además, al tratar sus datos personales:

- solo recopilamos y tratamos datos personales que sean adecuados, relevantes y no excesivos, según se requiera para cumplir los propósitos anteriores; y

- garantizamos que sus datos personales estén actualizados y sean exactos. Para este último propósito, podríamos pedirle que confirme los datos personales que tenemos sobre usted. También le animamos a informarnos espontáneamente si se produce un cambio en sus circunstancias personales para que podamos garantizar que sus datos están actualizados.

1.5. ¿Durante cuánto tiempo conservaremos sus datos personales?

Solo conservaremos sus datos personales durante el tiempo necesario para cumplir con el propósito para el que se han recopilado o para cumplir con requisitos reglamentarios o legales.

El periodo de retención es el periodo de vigencia de su contrato (o el de su empresa), más el periodo de tiempo transcurrido hasta que las demandas legales conforme a este contrato hayan prescrito, a menos que existan calendarios legales o reglamentarios que tengan precedencia y que requieran un periodo de retención mayor o menor.

Cuando finalice este periodo, sus datos personales se eliminarán de nuestros sistemas activos.

Los datos personales recopilados o tratados en el contexto de una cuestión litigiosa se eliminan o archivan (i) en cuanto se ha alcanzado un acuerdo amistoso, (ii) una vez se ha fallado en la instancia superior posible o (iii) cuando la demanda ha prescrito.

1.6. ¿Cuáles son sus derechos y cómo puede ejercerlos?

Puede ejercer los derechos siguientes en las condiciones y los límites estipulados por ley:

- el derecho de acceso a sus datos personales tal como los tratamos y, si cree que alguna información relativa a usted es incorrecta, obsoleta o incompleta, a solicitar su corrección o actualización;

- el derecho a solicitar la eliminación de sus datos personales o su restricción a categorías específicas de tratamiento;

- el derecho a retirar su consentimiento en cualquier momento, sin que ello afecte a la validez del tratamiento antes de la retirada; y

- el derecho a presentar objeciones, en su totalidad o en parte, al tratamiento de sus datos personales.

Si tiene una pregunta o desea ejercer los derechos anteriores, puede enviar un correo electrónico al DPO dirigiendo un correo electrónico a la dirección de email [email protected] o remitiendo una carta a la dirección que consta al principio del aviso.

Si no le satisface el modo en que tratamos sus datos personales, diríjase a nuestro responsable de protección de datos [email protected] que analizará su reclamo.

En cualquier caso, también tiene derecho a presentar un reclamo a las autoridades de protección de datos competentes, además de sus derechos anteriores.

1.7. ¿Cómo se le informará de los cambios en nuestra Declaración de Privacidad?

Cualquier futuro cambio o adición al tratamiento de sus datos personales como se describe en esta Declaración de Privacidad se le comunicará de antemano a través de una notificación individual mediante nuestros canales de comunicación habituales (p. ej. por correo electrónico o a través de nuestras páginas web).

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